档案数字化加工流程程序

●领卷

领取档案时，严格办理数字化扫描档案的交接手续，建立严密的各个环节交接程序，做好交接记录。双方签字确认。

●档案拆分

   扫描前先对案卷进行预处理。如案卷启钉、拆分，保证纸张的平整、抚平边角。对不同程度的纸张，应采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，务必保持档案完整无损，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描的方式进行，确保在扫描过程中不得对档案原件造成二次损伤，不得人为的恶意损害档案。

●档案扫描

1、采用彩色扫描，扫描分辨率为200dpi，特殊情况如文字偏小、密集、清晰度差，可适当提高分辨率。扫描图像以JPEG格式（80质量）单文件单页形式存储。

2、根据档案纸张质量和幅面大小选择适当的扫描仪。扫描后的影像文件要保持字迹清晰、不失真、图像完整，无影响图片美观的黑边和污点，图像不偏斜或倒置，尽可能保持档案的原文原貌。

3、扫描影像的顺序与纸质档案保持4个一致性，即案卷号与扫描图像挂接的案卷号一致、卷宗封面信息与卷内容一致、卷内目录页码与卷内页码一致、实体档案与扫描图片顺序排列一致，不可颠倒，不能有漏页和重页，保证电子影像的完整齐全。

●图像处理

1、对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如档案原文中没有的黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理，在不影响文字可懂度的前提下展现档案原貌。

2、对扫描出现偏斜的图像进行纠偏处理，以达到视觉上不感觉偏斜为准，对方向不正确的图像进行旋转还原，图像效果符合正常的阅读习惯。

3、对大幅面档案采用分多次小幅面扫描后，形成的多幅图像，进行拼接处理，合成为一个完整的图像。拼接后应与档案原件核实，确保拼接无误，保证数字化图像的整体性。为缩小图像文件容量，节省存储空间，扫描的图像去除图像无内容、多余的边。

●图像检查

检查处理后的图像质量，确保图像内容完整清晰，页面整洁，图片排序准确等。

●档案著录

1、著录信息源：著录信息来源于被著录的档案。

2、著录项目：档案需著录的内容有案卷信息（即档案封面信息）和卷内目录信息。

案卷信息需著录的项目有：档案年度、类型、案件顺序号、案由、审级、审判结果、原告、被告、第三方、审判员、审判长、书记员、收案日期、结案日期、保管期限、归档号等。

    卷内目录信息主要著录的项目卷内每份文件的先后排序序号、文件题名、起止页号等。

3、著录格式：著录格式以客户档案管理软件格式为准。

4、著录用文字：汉字应使用规范化的简化汉字，外文与少数民族文字应依照其文字规则书写。文件编号项、时间项中的数字应使用阿拉伯数字。图形及符号应照录，无法照录的可改为其它形式的相应内容，并加“[]”号。

5、著录用标识符（特别说明）

　  ？ 用于不能确定的著录内容，一般与“[]”号配合使用。

    …　用于节略内容。

    □ 用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个“□”号。

●数据挂接

将扫描成品图像挂接到档案管理软件内对应的案卷条目下，图像与目录必须一致性。

●质量总检

将图像扫描处理质量和挂接质量进行总检，确保合格率达到广西区档案局201122号文件《纸质档案数字化加工项目验收管理暂行办法》要求的，加工合格率在95%以上。

●数据备份

加工成品数据要进行在线和离线多套备份，备份介质有服务器、移动硬盘、光盘等。

●档案装订

    将扫描加工完成的档案排好顺序，以三孔一线棉线装订方式恢复档案原装订并装盒。装订孔尽量采用原装订孔。严格按照客户要求执行。

●档案归还

将档案按归档号顺序排序，并按借卷记录的数量将档案归还到库房，双方对还卷情况签字确认。